Toda organización se ve confrontada eventualmente con la decisión de adaptarse a los cambios tecnológicos, demográficos y económicos, o correr el riesgo de desaparecer. Sin embargo, el 70% de los intentos de generar un cambio organizacional fallan (Maurer, 2010, citado en Rosenberg y Mosca, 2011). En muchos casos, es la cultura de la organización lo que impide la implementación de cambios que podrían significar la diferencia entre la supervivencia y la extinción de un negocio. Es frente a esto que surge el concepto de Change Management. En este artículo, nos adentraremos en dicho concepto, la importancia de este dentro de la organización, y algunas formas de implementar cambios efectivos en sus empresas.

Ahora bien, toda empresa es un sistema y todo sistema tiene un gran imperativo: mantener el status quo. Si pensamos en el cuerpo humano como un sistema, vemos que existen muchísimos mecanismos con el objetivo de mantenerlo en el mismo estado. Por ejemplo, sudamos para mantener la temperatura dentro de lo aceptable, y tenemos sistemas inmunes para ayudarnos frente a agentes externos. Una organización funciona en forma similar; cada intento de generar un cambio en la forma que tiene de funcionar se encuentra con modos de resistencia particulares a cada organización, los cuales buscan mantenerla tal y como estaba.

La resistencia al cambio

La resistencia al cambio organizacional puede dividirse en factores personales, organizacionales y relativos al cambio; a su vez, estos factores pueden ejercerse de forma activa -como, por ejemplo, criticar abiertamente las nuevas iniciativas o sabotear los esfuerzos por implementarlas- o pasiva –como procrastinando o evitando compartir información– (Rosenberg y Mosca, 2011).

Dentro de los factores personales se agrupan todos aquellos que tienen que ver con los individuos que pertenecen a una organización; por ejemplo, la baja tolerancia a la incertidumbre, la percepción de que no hay recompensa, y la ignorancia sobre las razones detrás de una decisión.

Los factores organizacionales se refieren a aquello que caracteriza a la organización como un ente; por ejemplo: la solidez de la comunicación entre los distintos niveles de la empresa, la confianza depositada en la gerencia, el liderazgo en la organización, los conflictos internos y los distintos mecanismos de reforzamiento presentes en la organización.

Los factores relativos al cambio aluden a la iniciativa que se busca implementar y se pueden referir a una mala implementación de los cambios o a la percepción de que lo que se busca cambiar no resuelve realmente las necesidades. (Rosenberg y Mosca, 2011).

Change Management

Change management es aquel conjunto de procesos y técnicas encaminados a facilitar una transición armoniosa entre el estado actual de una organización y un estado distinto, en relación al factor humano. En un entorno que demanda una alta adaptabilidad a los cambios, este concepto es fundamental para la supervivencia de cualquier negocio.

Es importante no confundir al Change Management con la creación de una estrategia de cambio corporativo. Esta última se ocuparía de establecer una serie de pasos para lograr llevar a cabo el cambio que se desea -a saber, ofrecer un producto distinto, encontrar nuevos mercados, mejorar el servicio al cliente, etc.-, mientras que Change Management se ocuparía de encontrar formas de superar aquellos obstáculos que pueden obstaculizar esta estrategia en las personas que componen la empresa.

Bueno, cada empresa es distinta y no existe una formula general que funcione para todos los casos, sin embargo, aquí menciono algunas consideraciones importantes y sencillas que pueden ayudar a su empresa a adaptarse a los cambios estratégicos.

 

Liderazgo

Para lograr un cambio en una empresa, es fundamental contar con el apoyo de gerentes capaces. Más allá de la definición de una estrategia para cambiar la empresa, los líderes de la organización deben ser capaces de comunicar ideas de forma simple con argumentos claros, ejemplificar los cambios que se estén implementando y constantemente colocar incentivos emocionales cuando hablen del tema. Todo lo anterior para modelar y motivar a las personas a relacionarse con las nuevas formas de hacer las cosas.

 

Información

Es importante contar con información sobre cómo las personas que trabajan en la empresa (y la empresa en general) reaccionan frente a los cambios. Esto puede conseguirse mediante distintas pruebas psicológicas desde el proceso de reclutamiento.

Bajo este rubro, es muy importante que tomes en consideración la retroalimentación de todos los involucrados. Puedes lograr esto mediante juntas periódicas para evaluar resultados de la iniciativa, cuestionarios cortos o entrevistas.

 

Comunicación

Todas las personas en la empresa deben entender el porqué se está implementando un determinado cambio y cómo sus esfuerzos impactan en éste. Lo anterior debe comunicarse de forma simple y que todos puedan entender. El utilizar muestras gráficas que expliquen la necesidad del cambio y la estrategia a seguir para implementarlo son de gran ayuda.

Así mismo, es importante siempre comunicar la visión detrás del cambio, esto es, dar razones más allá de los números que permitan a los involucrados sentir que trabajan por un objetivo tanto emocional como real.

 

Dosificación del cambio

Para evaluar cómo reacciona tu organización frente al cambio, puedes dividir el proceso en pequeños pasos e irlos implementando poco a poco. En muchos casos, no es urgente realizar el cambio de forma inmediata y hacerlo de forma paulatina puede ayudar a que sea más fácil, así como prevenirte de posibles dificultades con antelación. Puedes dosificar el cambio por etapas o por grupos pequeños en tu empresa y usarlos de forma experimental para encontrar posibles mejoras.

 

Incentivos

En muchos casos, reforzar conductas mediante incentivos es muy útil para generar comportamientos distintos. Por eso, puede resultarte beneficioso generar recompensas para quienes muestren su compromiso con el cambio organizacional. Es importante darle difusión a estas recompensas y que todos sepan qué indicadores se usarán para medir el compromiso.

 

Técnicas para manejar el cambio

Hay dos técnicas que pueden resultar de utilidad a la hora de abordar el cambio en la organización.

Análisis de Fuerzas

La primera se conoce como Análisis de fuerzas (Force Field Analysis, en inglés) y se lleva a cabo en grupos pequeños de máximo 8 personas. Por ejemplo, varios directivos o gerentes.

En un pizarrón, cartulina o cualquier material que todos puedan ver, se escribe aquello que se desea cambiar; puede escribirse en forma de objetivo, por ejemplo “renovación de maquinaria X”. Esto se escribe en el centro del espacio y después, del lado izquierdo, se colocan los factores que favorecen este cambio y -del derecho– se colocan los factores que lo impiden. Cada factor se construye en forma colaborativa y, una vez esclarecidos, se deben encontrar formas de minimizar los factores que impiden el cambio y maximizar los factores que lo favorecen.

Algunas fuerzas que se pueden tomar en cuenta son las tendencias sociales u organizacionales, las actitudes de las personas, las regulaciones, el interés personal o grupal, costos, políticas organizacionales, tiempo requerido, riesgos potenciales, y consecuencias de fallar. Al final, queda algo con esta estructura: (Management Techniques: Force Field Analysis, 2009; Full Understanding – Force Field Analysis Definition, s.f.)

Análisis de Fuerzas usado en Change Management

 

Mapeo de cultura

La segunda técnica se conoce como mapeo de cultura y, en Attier, la utilizamos para explorar las características de la cultura en una empresa. Consiste en una serie de entrevistas grupales que duran entre una y dos horas realizadas a grupos representativos de la empresa (dependiendo del tamaño). Sirve para encontrar aquellos factores organizacionales que median las conductas y los resultados obtenidos. De esta forma, permite esclarecer el estado actual de una organización e identificar los principales obstáculos para un cambio en ella. Conviene mencionar que este tipo de mapeo genera información que -de otra forma- es muy difícil obtener, ya que utiliza al grupo y el anonimato del facilitador para recopilar percepciones que no se verbalizarían de forma oficial. Por lo complejo de esta técnica, es necesario que sea realizada por personas capacitadas para la facilitación grupal.

Contáctanos, nuestros consultores estarán felices de ayudarte a implementar los cambios de forma que aseguren el éxito de tu organización.

 

Referencias:

Rosenberg, S., & Mosca, J. (2011). Breaking Down The Barriers To Organizational Change. International Journal of Management & Information Systems, 15(3), 139–146.

(2009, Enero 1). Management Techniques: Force Field Analysis. Recuperado de https://www.odi.org/publications/5218-management-techniques-force-field-analysis

(S.f.). Full Understanding – Force Field Analysis Definition. Recuperado de https://www.edrawsoft.com/force-field-analysis-definition.php